Sprievodca funkciami

Čo všetko Truhlica vie

Deväť okruhov, jedna truhlica. Každá sekcia opisuje jeden okruh: čo funkcia robí, ako sa používa a čo z nej má kancelária, žiadateľ a územie.

Zber zámerov Výzvy a párovanie Vlastné granty Dokumenty Projekty, úlohy a čas Agenda MAS Projekty v ITMS Územie a mapy Komunikácia

To isté v tlačenej podobe: Stiahnuť sprievodcu funkciami (PDF, 23 strán, 3,5 MB)

Okruh 1

Zber zámerov z územia

Srdce Truhlice pre MAS. Keď kancelária pripravuje stratégiu alebo výzvu, chodia za ňou ľudia z územia s nápadmi — telefonicky, e-mailom, na seminári. Bez systému sa tieto kontakty strácajú v schránkach a hlavách. Truhlica z nich robí usporiadaný, vyhľadateľný prehľad — zošit, ktorý sa píše sám.

Krokový sprievodca pre žiadateľa

Žiadateľ otvorí odkaz vašej MAS a krok za krokom zapíše svoj zámer — ako keby si sadol s projektovým manažérom, ktorý sa pýta postupne. Otázky sa prispôsobia typu žiadateľa (obec sa pýta na iné veci ako firma). Obec realizácie sa vyberá zo zoznamu členských obcí MAS, nie voľným textom — dáta sú preto hneď čisté.

Funguje na mobile a bez hesla; starosta to zvládne za pár minút z telefónu. Odkaz na sprievodcu stačí dať na web a sociálne siete MAS.

Výhybka oprávnenosti

Truhlica pozná pravidlá LEADER a pri zbere posúdi, či zámer cez MAS reálne môže ísť: územie, typ žiadateľa, limit sumy, oprávnená téma. Ak zámer cez MAS nejde, slušne to povie rovno žiadateľovi — a zámer sa aj tak zaeviduje, takže oň neprídete.

**Sprievodca zámerom.** Krok za krokom, ľudskou rečou, aj z mobilu.

Príklad zo života

Starosta na mobile za pár minút zapíše „chceme zrekonštruovať dom kultúry“, vyberie obec zo zoznamu, odhadovanú sumu a stav pripravenosti. Zámer sa okamžite zjaví v prehľade MAS.

Prehľad zámerov a záznamy z konzultácií

Všetky zámery z územia na jednej obrazovke: hľadanie počas písania a filtre podľa priority, typu žiadateľa, stavu pripravenosti aj toho, či zámer patrí do financovania MAS. Ku každému zámeru si vediete záznamy z konzultácií — kto, kedy, o čom hovoril a čo sa dohodlo. O pol roka, keď starosta zavolá „vraciame sa k tomu nášmu projektu“, nájdete celú históriu na jednom mieste.

**Prehľad zámerov.** Hľadanie počas písania, filtre, súhrnné počty.

Okruh 2

Výzvy a párovanie

Katalóg výziev

Truhlica si denne sťahuje výzvy z oficiálnych zdrojov (ITMS21+, PPA, Envirofond) a vedie ich v prehľadnom katalógu. Každá výzva má vlastnú stránku napísanú ľudskou rečou: pre koho je, koľko, dokedy, na čo sa peniaze môžu použiť — vždy s odkazom na oficiálny zdroj. Výzvy po uzávierke sú označené; nič sa netvári otvorené, keď už nie je.

Párovanie zámerov s výzvami

Jadro Truhlice. Funguje oboma smermi:

Zámer → výzvy: pri uložení zámeru systém prehľadá katalóg a nájde výzvy, ktoré naň sedia.
Nová výzva → zámery: keď pribudne výzva, systém prejde zámery v truhlici a upozorní na tie, ktorým sedí.

Pred drahým posudzovaním stojí brána oprávnenosti — jasné pravidlá (typ subjektu, územie, suma), ktoré vyradia nezmysly skôr, než sa vôbec zapojí AI. Žiadateľ tak nedostáva zoznam všetkého, ale len to, na čo sa reálne zmestí. Pri každej zhode je vysvetlenie, prečo sedí.

Pridať výzvu z odkazu

Našli ste výzvu, ktorú denný zber nepokrýva? Vložíte odkaz, AI z neho vytiahne údaje (pre koho, koľko, dokedy…) a pripraví záznam na potvrdenie. Po vašej kontrole je výzva v katalógu ako každá iná.

**Katalóg výziev.** Denne obnovovaný z oficiálnych zdrojov, písaný ľudskou rečou.

**Detail výzvy.** Pre koho, koľko, dokedy — a odkaz na oficiálny zdroj.

Poctivé pravidlo

Truhlica nikdy nesľubuje schválenie dotácie. Sľubuje, že o vhodnej výzve sa dozviete včas a s poctivým rozborom, či na ňu máte nárok.

Okruh 3

Vlastná grantová schéma od A po Z

Ak vaša MAS rozdeľuje vlastné mini-granty — z členských príspevkov, 2 % dane či zbierok — Truhlica unesie celý kolobeh. Transparentne a doložiteľne, bez papierov a Excelov. Overené v praxi: schéma Orava v pohybe prešla v Truhlici celým kolom.

**Verejný portál výzvy.** Tu žiadatelia čítajú pravidlá a podávajú žiadosti.

Schéma a kolo. Nastavíte pravidlá: sumy, termíny, kritériá hodnotenia, územné pravidlo.
Verejná stránka a podanie. Žiadatelia podávajú online; žiadosť vidia aj vo svojom prehľade. Potvrdenia chodia automaticky.
Formálna kontrola. Oprávnená / vyradiť / vyžiadať doplnenie — žiadateľovi odíde e-mail s termínom. AI pripraví návrh kontroly, človek potvrdí.
Hodnotenie. Hodnotitelia dostanú osobný odkaz a hodnotia podľa kritérií priamo v systéme; konflikt záujmov je ošetrený. AI vie navrhnúť body ako druhý názor — rozhoduje hodnotiteľ.
Vyhodnotenie a financovanie. Systém zoradí žiadosti, postráži bodovú bránu aj územné pravidlo a pripraví návrh financovania.

Cena verejnosti. Voliteľné verejné hlasovanie s overením hlasu e-mailom — férové, bez dvojitých hlasov.
Oznámenia. Hromadné e-maily úspešným aj neúspešným — pripravené, skontrolované, odoslané z Truhlice.
Zmluvy. Žiadateľ si cez osobný odkaz potvrdí údaje, systém vygeneruje PDF zmluvy a podklady na podpis — aj hromadne.
Vyúčtovanie a výstupy. Podporené projekty odovzdajú vyúčtovanie a výstupy (fotky, krátky príbeh) — všetko sa ukladá k žiadosti.

Exporty na jeden klik

PDF žiadosti, prehľad vyhodnotenia kola, CSV podklady pre zmluvy — pripravené pre predstavenstvo aj archív.

žiadostí prešlo 1. kolom schémy Orava v pohybe

hodnotiteľov hodnotilo priamo v systéme

319

čiastkových hodnotení podľa kritérií

1 101

hlasov verejnosti od 851 hlasujúcich

**Spracovanie žiadostí.** Stavy, kontrola, doplnenia, história.

Okruh 4

Dokumenty — pamäť organizácie

MAS drží dokumentáciu na lokálnych diskoch a v e-mailoch — a s odchodom človeka odchádza aj poriadok. Truhlica je centrálne, verziované úložisko, ktoré rozumie tomu, k čomu dokumenty patria.

Jediné pravidlo: nepýtajte sa „do ktorého priečinka?“, ale „k čomu to patrí?“. Zápisnica patrí zasadnutiu. Zmluva projektu. Stanovy organizácii. Strom priečinkov z toho vyrastie sám.

**Úložisko dokumentov.** Strom vľavo rastie z vecí organizácie — projektov, orgánov, zámerov.

Čo úložisko vie

Ťahaj a pusť. Súbor — aj viac naraz — pretiahnete myšou na zvolené miesto v strome alebo priamo na kartu projektu či zasadnutia.
Verzie. Nové znenie nahráte ako novú verziu; staršie ostávajú na kliknutie. Koniec súborov „final_v3_naozaj.docx“.
Stráž duplicít. Ten istý súbor druhýkrát? Truhlica upozorní a ponúkne verziu namiesto kópie.
Náhľad bez sťahovania. Dokument si pozriete rovno v prehliadači.

AI triedič

Pri nahratí AI navrhne typ dokumentu, názov podľa konvencie, zaradenie k správnemu projektu či zasadnutiu a krátke zhrnutie obsahu. Vy len potvrdíte — triedič sám nezapíše nič.

Tri záchranné siete

1) „Ostatné“ nie je hanba — nahráte a presuniete neskôr. 2) AI triedič poradí so zaradením. 3) Duplicitám sa nedá ublížiť — systém ich odhalí sám.

Okruh 5

Projekty, úlohy a čas

Projekt — spis so životným cyklom

Zo schváleného zámeru vznikne jedným klikom projekt; založiť ho viete aj samostatne. Projekt má stavy — príprava zmluvy → realizácia → žiadosť o platbu → monitoring → ukončený — a je domovom pre zmluvy, dodatky, monitorovacie správy, úlohy aj korešpondenciu. Celý spis na jednom mieste, od prvého dňa po udržateľnosť.

Orgány, zasadnutia, uznesenia

Číselník orgánov vašej organizácie — predstavenstvo, valné zhromaždenie, výberová komisia, monitorovací výbor — a k nim zasadnutia s dokumentmi: pozvánka, program, zápisnica, prezenčná listina. Uznesenia majú číslovanie, výsledky hlasovania a sledovanie plnenia. A pomocník: AI návrh uznesení zo zápisnice — nahráte zápisnicu, AI z nej vytiahne návrhy uznesení, vy skontrolujete a potvrdíte.

**Projekty.** Spis projektu s kódom NFP, úlohami a dokumentmi — od podpisu zmluvy po udržateľnosť.

Úlohy

Spoločný zoznam úloh organizácie s termínmi, priradením na ľudí a príznakom dôležitosti. Úlohu naviažete na zámer, projekt alebo organizáciu — pri veci potom vidíte všetko, čo s ňou súvisí. Pripomienky chodia e-mailom a termíny si pridáte do vlastného kalendára (Google, Apple, Outlook).

Úloha z e-mailu

Príde vám e-mail, z ktorého vyplýva robota? Prepošlite ho na ulohy@truhlica.sk. Truhlica z neho pripraví koncept úlohy — názov, termín, ku ktorej veci patrí — a vy ho jedným klikom potvrdíte. Nič nevzniká bez vášho súhlasu; koncepty čakajú v samostatnom zozname.

Výkazy času

Záznamy odpracovaného času k projektom a činnostiam — ručne alebo stopkami. Z výkazov vznikne podklad k fakturácii či refundácii (PDF/XLSX) na pár klikov.

**Úlohy.** Termíny, ľudia, väzby na projekty a zámery.

Z praxe

Úlohy z preposlaných e-mailov používajú pilotné MAS denne — z desiatok e-mailov vznikli úlohy bez jediného prepisovania.

Okruh 6

Agenda MAS podľa pravidiel

Personálna matica

Jeden register členov MAS ako zdroj pravdy: Zhromaždenie a záložky orgánov — výkonný orgán, dozorná rada, monitorovací výbor, kancelária — so sektormi a funkciami. Pri obmene orgánu meníte človeka na jednom mieste — nie v piatich dokumentoch.

Export pre ministerstvo

Matica na jeden klik vygeneruje prílohy v štruktúre XLSX, ktorú vyžaduje ministerstvo. Presne tá úloha, na ktorú si MAS doteraz platili externistov.

Členské obce a štatistiky

Zoznam členských obcí a miest MAS — používa ho sprievodca zámerom aj mapy. K obciam sa automaticky pridávajú štatistiky zo Štatistického úradu SR — podklad pre stratégiu bez ručného vyhľadávania.

Predvyplnenie podľa IČO

Pri zadávaní subjektu stačí IČO — Truhlica si z registra právnických osôb stiahne názov, adresu a právnu formu. Menej prepisovania, menej preklepov.

**Personálna matica.** Orgány MAS z jedného zdroja pravdy.

**Členské obce.** Číselník, z ktorého žiadatelia vyberajú miesto realizácie.

Okruh 7

Projekty v ITMS: žiadny termín vám neujde

Truhlica si denne sťahuje z verejných dát ITMS2014+ prehľad projektov vašej MAS — vlastných aj podporených v území. Vidíte čerpanie, žiadosti o NFP, zmluvy v Centrálnom registri zmlúv a hlavne termíny monitorovacích správ so semaforom: po termíne / do 30 dní / neskôr.

Systém pošle e-mail vopred — sami si nastavíte, koľko dní pred termínom. Manažér nemusí nič strážiť ručne ani sa preklikávať portálom.

Truhlica z ITMS len číta — nič tam neposiela, nič nemení.

projektov postrážených pre pilotné MAS

136

žiadostí o NFP v prehľade

**Projekty v ITMS.** Čerpanie, zmluvy a termíny monitorovacích správ so semaforom.

Príklad

„Monitorovacia správa do 12 dní“ — upozornenie príde samo, s odkazom na projekt. Žiadny zmeškaný termín.

Okruh 8

Územie a mapy

Modul Územie

Mapa vášho územia s projektmi a zámermi — čo sa kde robí, robilo a chystá. Projekty viete importovať aj hromadne zo zoznamu; AI pomôže so spracovaním a zaradením. Územie MAS má aj verejnú stránku, ktorú viete zdieľať — nech aj územie vidí, čo sa v ňom deje.

**Územie.** Projekty a zámery na mape MAS.

Register MAS Slovenska

Truhlica vedie verejný register všetkých MAS Slovenska s mapou území — hranice obcí pochádzajú z oficiálnych dát GKÚ. Každá MAS má verejnú vizitku: mapa s obcami, kontakty, obyvateľstvo, okresy. K mape existujú aj dátové vrstvy, napríklad nezamestnanosť či prioritné okresy.

**Verejná vizitka MAS.** Mapa územia s obcami — bod je obec, väčší bod viac obyvateľov.

MAS Slovenska v registri

2 514

obcí v územiach MAS

3,29 mil.

obyvateľov v územiach

Okruh 9

Komunikácia v identite MAS

E-maily s vaším logom a menom

E-maily žiadateľom odchádzajú v identite vašej MAS: vaše meno odosielateľa, logo, pätička — a odpoveď smeruje na vášho poradcu. Ak si overíte vlastnú doménu (Truhlica vypíše presné DNS záznamy na skopírovanie), odchádzajú e-maily priamo z vašej adresy; dovtedy z adresy Truhlice s vaším menom.

Podnety — recepčná

Máte nápad, chybu alebo požiadavku? V module Podnety ju zapíšete v krátkom rozhovore s AI recepčnou, ktorá sa doptá na podstatné a podnet posunie prevádzke. Nič sa nestráca v e-mailoch.

Technické novinky

Čo v Truhlici pribudlo a čo sa zmenilo, vidíte priamo v aplikácii (počítadlo neprečítaných) aj na verejnej stránke noviniek. Dôležité novinky vieme rozposlať e-mailom.

Jedna adresa

Čokoľvek potrebujete, píšte na info@truhlica.sk — správa sa zaeviduje a dostane sa k správnemu človeku.

**Identita e-mailov.** Meno, logo, pätička a vlastná doména MAS.

**Technické novinky.** Čo pribudlo a čo sa zmenilo.

Chcete to vidieť naživo?

Napíšte nám — ukážeme vám Truhlicu na skutočných príkladoch z kancelárie MAS.

Chcem ukážku Stiahnuť sprievodcu (PDF, 23 strán, 3,5 MB)

Hľadáte príklady projektov? Katalóg vzorových zámerov — 50 kariet so sumami z reálnych projektov.