PODMIENKY SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV

Verzia 1.0 · účinná od 10. 9. 2026 Príloha č. 1 k Zmluve o partnerstve · Platforma Truhlica

Tieto podmienky upravujú spracúvanie osobných údajov podľa čl. 28 nariadenia (EÚ) 2016/679 (GDPR) a zákona č. 18/2018 Z. z.

Prevádzkovateľ: partner — organizácia uvedená v Zmluve o partnerstve. Sprostredkovateľ: Gavis, s.r.o., IČO: 46 891 277, so sídlom Oravský Podzámok 60, 027 41 Oravský Podzámok (ďalej „Truhlica").

1. Čo Truhlica robí a v akom postavení

1.1 Truhlica je nástroj na výkon agendy Prevádzkovateľa. Spracúva osobné údaje výlučne v mene Prevádzkovateľa a podľa jeho pokynov; nepoužíva ich na vlastné účely, nepredáva ich a neposkytuje tretím osobám nad rámec článku 5.

1.2 Prevádzkovateľ zodpovedá za zákonnosť údajov, ktoré do platformy vkladá alebo ktoré mu do nej prichádzajú, a za splnenie informačnej povinnosti voči dotknutým osobám.

2. Účel a rozsah spracúvania

Truhlica spracúva osobné údaje na tieto účely:

a) Evidencia žiadateľov, zámerov a projektov — vrátane konzultácií a párovania zámerov s výzvami.

b) Úlohy, termíny a dokumenty — správa agendy organizácie a jej orgánov.

c) Register a personálna matica — členovia, orgány a ich zloženie.

d) Elektronická podateľňa — príjem, uloženie a zaradenie došlej e-mailovej korešpondencie vrátane príloh a odosielanie korešpondencie v mene Prevádzkovateľa z adries platformy alebo z overenej domény Prevádzkovateľa; kópia odoslanej správy sa ukladá k príslušnému spisu. Príjem sa môže uskutočňovať aj preposielaním správ z adries Prevádzkovateľa na adresu, ktorá mu je v platforme pridelená.

e) Návrhy vytvárané umelou inteligenciou nad obsahom podľa písmen a) až d) — zatriedenie, identifikácia odosielateľa, návrh úlohy alebo miesta uloženia dokumentu, rozpoznanie zjavne nevyžiadanej pošty, predvýber vhodných výziev pri párovaní.

f) Prevádzka a bezpečnosť platformy — prihlasovanie, záznam o prístupoch a zmenách, zálohovanie.

3. Kategórie dotknutých osôb a údajov

Dotknuté osoby: členovia orgánov a zamestnanci Prevádzkovateľa, žiadatelia a ich zástupcovia, zástupcovia obcí a organizácií v území, zamestnanci orgánov verejnej správy, odosielatelia a adresáti korešpondencie a ďalšie osoby uvedené v obsahu dokumentov a správ.

Kategórie údajov: identifikačné a kontaktné údaje (meno, priezvisko, funkcia, organizácia, e-mail, telefón, adresa), údaje o zámeroch, projektoch a úlohách, obsah a metaúdaje dokumentov a e-mailovej korešpondencie, prihlasovacie a technické údaje (vrátane IP adresy a záznamov o prístupe).

Osobitné kategórie údajov (čl. 9 GDPR) nie sú predmetom cieleného spracúvania. Ak sa v došlej korešpondencii alebo dokumentoch vyskytnú, spracúvajú sa len v rozsahu nevyhnutnom na ich vybavenie a platia pre ne rovnaké bezpečnostné opatrenia.

4. Umelá inteligencia — ako presne funguje

4.1 AI navrhuje, človek potvrdzuje. Výstup umelej inteligencie má výlučne povahu návrhu. Žiadna úloha, dokument, záznam ani zmena stavu nevznikne bez potvrdenia oprávnenou osobou Prevádzkovateľa.

4.2 Nedochádza k automatizovanému individuálnemu rozhodovaniu ani profilovaniu s právnymi alebo obdobne významnými účinkami podľa čl. 22 GDPR.

4.3 Obsah dokumentov a správ sa pri analýze spracúva výlučne ako údaj, nikdy ako pokyn pre systém.

4.4 Poskytovateľ modelu umelej inteligencie je zmluvne viazaný nepoužívať obsah zákazníka na trénovanie svojich modelov; vstupy a výstupy sa u neho spravidla mažú do 30 dní.

4.5 Spracúvanie umelou inteligenciou je prepínateľné — Prevádzkovateľ môže požiadať o jeho vypnutie pre svoju organizáciu; platforma v takom prípade funguje bez návrhov, s ručným zadávaním.

5. Ďalší sprostredkovatelia (dodávatelia)

5.1 Prevádzkovateľ udeľuje všeobecný písomný súhlas so zapojením ďalších sprostredkovateľov podľa čl. 28 ods. 2 GDPR v tomto rozsahu:

5.2 Aktuálny zoznam dodávateľov je zverejnený na truhlica.sk/podmienky-spracuvania. O zamýšľanej zmene alebo doplnení dodávateľa Truhlica informuje Prevádzkovateľa najmenej 30 dní vopred; Prevádzkovateľ môže v tejto lehote písomne namietať.

5.3 Truhlica zaväzuje dodávateľov rovnakými povinnosťami ochrany údajov a zodpovedá za ich plnenie ako za vlastné.

6. Prenos mimo EÚ

Spracúvanie u dodávateľov so sídlom mimo EÚ/EHP (Anthropic PBC, Voyage AI) sa vykonáva na základe štandardných zmluvných doložiek prijatých Európskou komisiou, prípadne iného platného prenosového mechanizmu podľa kapitoly V GDPR. Doklad o ich uzatvorení Truhlica na požiadanie sprístupní.

7. Bezpečnostné opatrenia

Prístup len pre overené oprávnené osoby (prihlásenie e-mailovým odkazom); tvrdé oddelenie organizácií — údaje jednej organizácie nie sú dostupné inej; privátne súborové úložisko s dočasne platnými odkazmi; šifrovaný prenos; overovanie pravosti prichádzajúcej pošty (SPF/DKIM); záznam o prístupoch a zmenách; zálohovanie databázy pred zásahmi do jej štruktúry; obmedzenie počtu prijatých správ z jednej adresy ako ochrana pred zneužitím. Funkcie spracúvajúce korešpondenciu Prevádzkovateľa sa pre jeho organizáciu aktivujú až po prijatí týchto podmienok.

8. Doba uchovávania

9. Práva dotknutých osôb a súčinnosť

9.1 Truhlica poskytuje Prevádzkovateľovi súčinnosť pri vybavovaní žiadostí dotknutých osôb (prístup, oprava, výmaz, obmedzenie, prenosnosť, námietka), najneskôr do 10 pracovných dní od doručenia žiadosti Prevádzkovateľa.

9.2 Porušenie ochrany osobných údajov oznámi Truhlica Prevádzkovateľovi bez zbytočného odkladu, najneskôr do 24 hodín od zistenia, spolu s informáciami potrebnými na splnenie jeho povinnosti podľa čl. 33 GDPR.

9.3 Osoby oprávnené spracúvať údaje na strane Truhlice sú viazané mlčanlivosťou, ktorá trvá aj po skončení ich činnosti.

10. Kontrola

Prevádzkovateľ je oprávnený overiť plnenie týchto podmienok na základe písomnej žiadosti a v primeranom rozsahu; Truhlica poskytne potrebnú súčinnosť a informácie.

11. Ukončenie

Po skončení partnerstva Truhlica podľa pokynu Prevádzkovateľa osobné údaje vymaže alebo mu ich odovzdá v bežne používanom strojovo čitateľnom formáte, okrem prípadov, keď povinnosť ich uchovávať vyplýva z právnych predpisov.

12. Zmeny podmienok

12.1 Truhlica môže tieto podmienky meniť. O zmene informuje Prevádzkovateľa najmenej 30 dní vopred na kontaktnú adresu uvedenú v Zmluve o partnerstve.

12.2 Každá verzia má číslo a dátum účinnosti; predchádzajúce verzie zostávajú verejne dostupné. Prevádzkovateľ je viazaný verziou, ktorú prijal, až do prijatia novšej.

12.3 Ak Prevádzkovateľ so zmenou nesúhlasí, je oprávnený partnerstvo ukončiť podľa Zmluvy o partnerstve.

13. Prijatie podmienok

Podmienky sa prijímajú buď podpisom Zmluvy o partnerstve, ktorej sú prílohou, alebo elektronicky pri podaní žiadosti o partnerstvo alebo v používateľskom rozhraní platformy Truhlica. Pri elektronickom prijatí sa zaznamená verzia podmienok, dátum a čas, meno a e-mailová adresa osoby konajúcej za Prevádzkovateľa. V rozhraní platformy sa prijatie označuje formuláciou „oboznámil som sa a v mene organizácie súhlasím s podmienkami" (prijatie zmluvných podmienok podľa čl. 28 GDPR, nie súhlas dotknutej osoby podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR).